Подготовка фирмы к выездной проверке

Как фирме подготовиться к выездной налоговой проверке

Автор Владимир в . Опубликовано Готовые фирмы с лицензией

При покупке готовой компании с лицензией ФСБ с историей работы проверьте, не грозит ли вашей новой фирме выездная налоговая проверка. Опытный бухгалтер может увидеть риски, взглянув на финансовый отчет и первичные документы (обычно в ходе предпродажного финансового аудита). По первичке видно, какие контрагенты могут стать проблемой и что ближайшая налоговая проверка может обернуться доначислением миллионных НДС и другими неприятными последствиями. 

Выездная проверка может нагрянуть и тогда, когда вы 100% уверены в качестве сделок и репутации своих контрагентов. Поставки идут, товар и услуги оплачиваются, документы в порядке… Однако у ФНС всегда могут возникнуть вопросы. 


Как подготовить ООО к проверке налоговиков

Перед тем, как готовиться отразить претензии ФНС, нужно понимать, что налоговая уже что-то «накопала» на вашу компанию и на ее контрагентов, а выездная проверка – всего лишь способ закрепить предположения и получить доказательства. Наша задача состоит в том, чтобы не дать налоговикам документальных оснований для признания сделок фиктивными и обвинений в налоговых правонарушениях. 

Шаг 1: анализируем документы, выявляем несостыковки

Налоговики всегда начинают с анализа первичных документов по сделке. Они смотрят: 

  • даты договора, товарных накладных, актов приемки, счетов-фактур;
  • сколько и какого товара отгружено, стоимость, объем, вес и т.д.
  • подписи: кто принимал товар, кто подписал договор и т.д.
  • документы логистики: кто привез товар, откуда, на каком транспорте, куда выгрузили и когда.

На основании начальной информации будут искать несостыковки по сделке и в других документах, которые в дальнейшем послужат доказательством фиктивности сделки. Например, в документах о перевозке крупногабаритного груза будет фигурировать легковой автомобиль. Или в транспортных накладных указан один вес груза, а в документах о приемке и дальнейшем использовании — другой. Если договор подписан лицом, который в действительности не мог его подписать (например, на момент подписания человек, указанный в графе «директор», на самом деле таковым не являлся.

Особое подозрение вызывают сомнительные закупки: например, когда компания закупает товар, который не нужен ей для осуществления уставной деятельности, и которого в реальности нет в распоряжении организации на момент проверки. 

Итак, чтобы налоговики не смогли «накопать» фактов для дальнейших исследований деятельности вашей компании, нужно привести в порядок всю бумажную «первичку». Любая нестыковка или нехватка документа – еще одно обоснование для обвинения фирмы в фиктивности сделок и налоговых манипуляциях.

Шаг 2: подготовка сотрудников к допросам

Получив первичную информацию, налоговики приступают к её перепроверке с помощью свидетельских показаний. Свидетелями будут все, кто фигурирует в документах по сделке, а директор, разумеется, в роли главного обвиняемого. 

Ситуация осложняется тем, что на руках у инспекторов ФНС все документы с датами, точными сведениями о весе, объеме, стоимости, маршрутах и прочей конкретикой. Чтобы удостовериться в действительности сделки, налоговики будут задавать различные вопросы сотрудникам. Например, менеджеру предложат рассказать, как он искал поставщика, как обсуждал условия сделки, почему выбран именно этот поставщик и т.д. У приёмщика спросят, кто и на чем привез товар, куда отгрузили. У водителя – как загружали/разгружали товар, как он был упакован, на чем перевозили, какие документы составлены. Если выяснится, что водитель ездил за товаром на КАМАЗе, а завскладом видел на отгрузке ГАЗЕЛЬ, это станет одним из признаков фиктивной сделки. Если выяснится, что все переговоры по данному контрагенту вел лично директор, тогда как обычно это работа менеджеров, для налоговиков это еще один сигнал о мнимом сотрудничестве. 

При этом участники заключения и исполнения сделки могут не помнить всех деталей – вопросы могут касаться событий полугодичной давности. Если сделок много, запомнить о них всё просто нереально. Естественно, что показания свидетелей будут неточными и неполными. Для налоговой такие пробелы и противоречия – еще один способ для признания сделки фиктивной. 

Чтобы свести такие проколы к минимуму, рекомендуется выяснить, какие сделки могут заинтересовать ФНС и дать возможность сотрудникам освежить в памяти факты по указанным договорам. Чем больше деталей они запомнят и смогут согласованно изложить, тем лучше. Адвокаты рекомендуют отвечать на допросе кратко и строго на поставленные вопросы, без лишних рассуждений и объяснений (не давайте налоговикам лишних поводов подловить свидетелей на подробностях). О том, какие примерно вопросы могут возникнуть у инспекторов, можно понять при анализе первичных документов. 

Шаг 3: работаем над цифровым следом

Практически все выездные проверки начинаются с выемки цифровых носителей информации. Налоговики изымают жесткие диски, ноутбуки, флешки, системные блоки, чтобы найти там доказательства фиктивности сделок. 

Что это может быть? Например, документ, которого не должно быть в компьютере потому, что составляет его другая сторона. Даже если пояснить, что документ был просто скачан и распечатан на этом компьютере, из его свойств будет понятно, что изготовлен он тоже здесь. А значит, на самом деле никакой сделки не было.

Кроме файлов инспекцию интересует деловая переписка с адресов электронной почты компании и сотрудников, содержимое облачных хранилищ и данные программ, например, 1С.

При работе с «цифрой» действует правило: нельзя найти то, чего нет. К возможным проверкам нужно готовиться заранее и позаботиться о том, чтобы налоговики не могли получить доступ к файлам и данным, которые для нее не предназначены. Для этого потребуется помощь IT-специалистов, которые помогут настроить необходимые средства и обучить сотрудников работать с облачными хранилищами, удаленными серверами, а также внедрят в обиход общие принципы информационной безопасности. 

Важно: вы не обязаны предоставлять логины и пароли от учетных записей и баз данных даже по требованию налоговиков. Поэтому не используйте автозаполнение полей и сохранение паролей в системе, а также используйте сложные пароли и аутентификацию — тогда инспекторы не получат доступа к данным, которые хотите оставить скрытыми. 

Шаг 4: подтвердить должную осмотрительность

Самое «любимое» обвинение ФНС при доначислении НДС: «Вы не проявили должную осмотрительность при выборе контрагента». О том, какая осмотрительность является должной, мнения разнятся даже в пределах инспекций одного региона. Поэтому будьте готовы подтвердить, что тщательно проверили контрагента перед сотрудничеством. 

Как это подтвердить? В идеале – разработать регламент, своеобразный чек-лист, по аналогии с проверкой готовой фирмы перед покупкой. Каждый этап оформляется документом: как проверяли, что выяснили. Все бумаги оформляются в папку-досье: ответы на официальные запросы, распечатки скриншотов с сайта, скачанные документы. Ответственный за проверку сотрудник расписывается на каждом документе, проставляет дату. Финальный документ – решение о признании/непризнании контрагента надежным и возможности сотрудничества с ним. 

В случае обвинений в непроявлении должной осмотрительности и заботливости при выборе контрагента предъявляете эту папку и подтверждаете, что вы тщательно изучили деятельность фирмы, её репутацию и финансовые дела (насколько это возможно). Важно доказать, что решение о сотрудничестве основано на всесторонней оценке будущего контрагента и его возможностях, а не только на предложении о сделке.

Хотите купить фирму с лицензией Минкультуры или ФСБ, у которой не будет проблем с налоговой? Подберем надежный вариант и поможем оформить за несколько дней. Звоните!

Заказать звонок

Трекбэк с Вашего сайта.

Оставить комментарий